Журнал учета приказов по основной деятельности, ЦентрМаг 202656

Наличие внутренних распорядительных документов в любой организации (распоряжений, указаний, приказов) требует четкой классификации и регистрации по видам. Одними из самых важных и распространенных видов можно назвать журналы регистрации приказов по основной деятельности. Какого-либо единого общепринятого стандарта для журналов регистрации не существует, и форма их не устанавливается никакими официальными нормативными документами. Распоряжения по основной деятельности, которые издаются в организации, нужно регистрировать отдельно от любых приказов других разновидностей. Во многих организациях на разных этапах оформления документов часто возникает вопрос, какие именно позиции имеют отношение к основной деятельности или могут быть предметами регулирования приказами. Обозначить однозначно такие позиции не получится, однако можно вывести основные положения журнала учета приказов по основной деятельности: - при утверждении структуры самой организации или ее изменении; - при утверждении или изменении инструкций, регламентов и других нормативных актов организаций; - при изменении численности штата или штатных расписаний; - при создании новых структурных подразделений; - в периоды планирования деятельности; - во время проведения аттестации персонала; - при финансировании деятельности; - в качестве материально-технического обеспечения; - в качестве документационного и информационного обеспечения. Вообще приказы по основной деятельности определяются организационно-правовыми формами организации, спецификой ее деятельности и другими особенностями. Все приказы и распоряжения, которые относятся к распорядительным документам по основной деятельности, формируют под одним делом со сроком хранения постоянно. Формирование нескольких дел по одной тематике нежелательно. Поступившим на протяжении календарного года приказам присваивают регистрационные номера. Обычно порядок согласования приказов прописывается в инструкциях по делопроизводству предприятия. Проекты приказов визируются чаще всего заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление в деятельности предприятия, а также начальниками отделов. В частности такими лицами являются: 1) лицо, готовящее приказ; 2) лицо, которому поручается исполнение задач с определенно поставленными сроками исполнения; 3) представитель юридического отдела; 4) приказы, связанные с финансовыми вопросами, визирует главный бухгалтер; 5) в последнюю очередь приказ визируется службой делопроизводства.