Журнал регистрации исходящих документов, ЦентрМаг 802943

Форма журнал регистрации исходящих документов не имеет унифицированной формы. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Рассмотрим сложившиеся правила регистрации. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах - секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: - индекс документа, включающий дела; - дата документа; - адресат (корреспондент); - краткое содержание или заголовок; - отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); - исполнитель; - примечание. Журнал регистрации исходящих документов имеет графы: 1. Регистрационный исходящий номер 2. Наименование организации, куда направляется письмо 3. Ф. И. О. , кому адресовано письмо 4. Содержание письма 5. Исполнитель письма